فعالية نظام الأرشفة الإلكترونية بمركز الوثائق والاتصالات الإدارية بجامعة أم القرى: دراسة حالة

The study aimed at identifying the electronic archiving system used in the Documentation and Administrative Communication Center at Umm Al-Qura University. It is a laser fiche system for document management and workflow solutions, which is the main goal of the study; revealing the reality of the use of the electronic archiving system in the center, its effectiveness in meeting its needs, the reasons for its selection of the system, its most important characteristics, and the identification of the methods used for the security and safety of documents. The study also reviews advantages and disadvantages of the used technique in order to conclude a number of results and recommendations which contribute to improvement and development of the system at the documentation and administrative communication center. This is because it is an essential pillar for achieving progress and development in conducting and archiving transactions in addition to raising the level of the university among other universities.  Methodology of The Study: This study relied on the descriptive approach using the case study method as it fits with the subject of the study. Data was collected through an interview form directed to the Director of the Documentation and Administrative Communications Center. In addition, preparing a questionnaire including a set of multiple-choice questions sent via e-mail and communication to be completed by phone calls. Results of The Study: The study concluded a number of results, the most important of which are: that the electronic archiving system; Laser Fiche was able to achieve many advantages for the Documentation and Administrative Communication Center at Umm Al-Qura University. It also achieved the desired goals of its application. The study also proved the efficiency of the system in addition to the presence of Work Flow “Masirat” in order for the system to do some points that help the user.  Recommendations: The researcher concluded a set of recommendations, the most important of which are: the necessity of continuous updating of the system and activating all its applications, and its developing to solve problems that were monitored through the results. Keywords: Document Management, Archives, Electronic Archiving, Electronic Archive, Electronic Archiving System.

هدفت الدراسة إلى التعرف على نظام الأرشفة الإلكترونية المستخدم في مركز الوثائق والاتصالات الإدارية بجامعة ام القرى وهو نظام ” ليزرفيش ” Laser Fiche لإدارة الوثائق وحلول سير العمل، وهو ما يشكل الهدف الرئيسي للدراسة، الكشف عن واقع استخدام نظام الأرشفة الإلكترونية في المركز وفاعليته في تلبية احتياجاتها، وأسس اختيارها للنظام، وأهم خصائصه، والتعرف على الوسائل المستخدمة لأمن وسلامة الوثائق، كما تستعرض الدراسة إيجابيات التقنية المستخدمة وسلبياتها، للخروج بمجموعة من النتائج والتوصيات التي تسهم في تحسين وتطوير النظام بمركز الوثائق والاتصالات الإدارية. لكونه يعتبر ركيزة أساسية لتحقيق التقدم والتطوير في إجراء المعاملات وأرشفتها بالإضافة إلى ارتقاء مستوى الجامعة بين الجامعات الأخرى.  اعتمدت هذه الدراسة على المنهج الوصفي باستخدام اسلوب دراسة الحالة حيث إنه يتناسب مع موضوع الدراسة، وقد تم جمع البيانات من خلال استمارة مقابلة تم توجيهها لمدير مركز الوثائق والاتصالات الإدارية، بالإضافة إلى إعداد استبيانه شملت مجموعة من الأسئلة متعددة الخيارات تم إرسالها عن طريق البريد الإلكتروني والتواصل لإكمالها عن طريق الاتصالات الهاتفية.  وأظهرت الدراسة عدداً من النتائج، أهمها: أن نظام الأرشفة الإلكترونية Laser Fiche استطاع أن يحقق لمركز الوثائق والاتصالات الإدارية بجامعة ام القرى العديد من المزايا وحقق الأهداف المرجوة من تطبيقه، كما أثبتت الدراسة كفاءة النظام، بالإضافة إلى وجود Work Flow ” مسيرات ” ليقوم النظام ببعض النقاط التي تساعد المستخدم للنظام.  وقدمت مجموعة من التوصيات، أهمها: العمل على متابعة تحديث النظام وتفعيل جميع تطبيقاته، وتطويره لحل المشكلات التي تم رصدها من خلال النتائج.  الكلمات المفتاحية: إدارة الوثائق، أرشيف، أرشفة إلكترونية، نظام الأرشفة الإلكترونية.